Testimonial von Herrn Adrian Oehen, Hotel Montana, Luzern 31. Okt. 2006



Vorher
Jeder von ihnen kann sich bestimmt vorstellen oder weiss, wie ein Reservationsbuch für ein Restaurant mit 100-130 Sitzplätzen aussieht. Verschiedene Mitarbeiter schreiben in das Buch mit verschiedenen Handschriften zum Teil besser, zum Teil schlechter lesbar. Sonderwünsche von Gästen, werden sehr oft auf kleinstem Raum in einer Ecke notiert. Annulationen, Änderungen von Angaben ausradiert und wieder darüber geschrieben. Oder Gäste die nachträglich noch Spezialwünsche haben, wo notieren, es ist ja kein Platz mehr da. Also mit einer eins oder sonst einem komischen Symbol markieren und an einem anderen Ort hin kritzeln.

Es ist aus dem Buch auch nicht ersichtlich, wer an welchem Datum reserviert hat. Da bei uns die Tische am Fenster sehr beliebt sind, ist der Reservationseingang sehr wichtig, denn danach werden die Tische vergeben. Es kam ab und zu vor, dass Gäste sagten, sie hätten vor zwei oder drei Wochen reserviert, dabei war es erst vor ein oder zwei Tagen. Wir hatten natürlich absolut keine Möglichkeit dies nach zu vollziehen. Gerade an Wochenenden oder Feiertagen, die zum Teil schon eine Woche oder mehr im Voraus ausgebucht waren. Dies ist jetzt anders, der Reservationseingang ist auf die Sekunde nachweisbar. Was auch oft schwierig war, ist die Situation wie viel können wir noch annehmen. Denn je nach Tischgrösse variierte die Kapazität im Restaurant zwischen 100 und 130 Pax.

Lösungssuche
All diese verschiedenen Problematiken, hatten uns dazu bewogen nach Lösungen zu suchen. Wir dachten uns, es gebe ja inzwischen für alles Programme, warum nicht für Restaurant Reservationen. Die Leiterin Gastronomie Kathrin Staehlin bekam den Auftrag nach Lösungen zu suchen. Ziemlich schnell stiess sie im Internet auf die Livebookings Lösung. Sie informierte sich näher darüber und wir konnten mit einer Testsoftware die ersten Erfahrunmgen sammeln. Es war schon ein wenig Skepsis vorhanden von einigen. "Wie soll das gehen, telefonieren und am Computer gleichzeitig arbeiten, wir sind ja keine Bürofachkräfte" waren die Haupt-gegen-Argumente.

Doch schon nach kurzer Zeit waren alle von der Einfachheit und der Bedienerfreundlichkeit des Programms überzeugt. Sogar ältere „Semester“ fanden sich sehr schnell und gut zurecht.

Gekauft
Es ist nun ca. ein Jahr her, dass wir uns für das Livebookings Backoffice entschieden haben. Man kann mit voller Überzeugung sagen, der Kauf hat sich für uns voll ausbezahlt. Die Situation zu vorher mit dem Buch hat sich zu 100 % verbessert.

Vorteile
Ich möchte ihnen einige Vorteile aufzählen

Bei uns ist Livebookings Backoffice mit dem Protel verlinkt. Das heisst, es ist mit einer riesigen Datenbank hinterlegt, mit Namen oder Firmenadressen von unseren Gästen. Sehr oft erlebe ich, wie überrascht der Gast ist, wenn ich ihm gleich während seiner Reservationsanfrage, seine Adresse oder seinen Firmennamen ergänze, obwohl er nur gerade seinen Namen erwähnte. Wir können ihm auch mitteilen wie oft er Gast bei uns war und noch vieles mehr oder ihm auch gleich einen Tisch zuteilen und zum Voraus mitteilen wo er sitzen wird. Wir haben übrigens viel weniger Probleme mit Gästen die mit ihrem Tisch nicht zufrieden sind als früher, weil wir ihm heute bereits bei der Buchung erklären, wo er sitzen wird. Gibt uns ein Gast bei der Reservation seine Mobilenummer, kriegt er nur durch einen Mausklick eine Standart SMS und/oder die Tischerinnerung am Morgen des Tages, an welchem er reserviert hat. Den Reservations-Text haben wir vorher definiert und hinterlegt.

Die Verblüffung der Gäste ist enorm und das Feedback auch.

E-Mail Bestätigung
Wünscht ein Gast eine E-Mail Bestätigung der Reservation, brauchen wir nur seine E-Mail Adresse und auch hier reicht dann ein einfacher Mausklick. Der Gast erhält seine Bestätigung mit den persönlichen Reservationsdaten.



Tische blockieren
Ein weiterer sehr grosser Vorteil ist, dass unsere Bankett- und Seminarabteilungen auch mit Livebookings verlinkt sind. Gibt es eine Reservationsanfrage, können diese gleich die benötigten Tische blockieren oder sie sehen sofort auf einen Blick, dass es nicht mehr möglich ist, Reservationen anzunehmen, ohne lange nachfragen zu müssen.

Auch die Reception ist verlinkt und kann kompetent Tisch – Reservationen annehmen und eintragen. Früher war es oft so, dass wir am 9.00 Uhr-Meeting, der Reception mitteilten, noch problemlos Tische annehmen zu können. So geschah es sehr oft, bereits nachmittags für denselben Abend ausgebucht zu sein und gleichwohl noch Reservations-Zettel von der Reception im Restaurant Fach vorzufinden. Das heisst, wir waren überbucht. Heute können wir im Restaurant nur per Mausklick den Abend als ausgebucht kennzeichnen und keine Abteilung kann mehr Reservationen tätigen.

Daten sperren
Sehr nützlich ist auch die Möglichkeit spezielle Daten wie Sylvester, Seenachtsfest, Weihnachten usw. an denen wir spezielle Dinner servieren im Voraus zu blockieren. Denn all diese Anlässe gehen über die Eventabteilung, auch die Reservationen werden gleich da getätigt. So kann keine andere Abteilung Gäste einbuchen. Geht ein Mitarbeiter auf eines dieser Daten, erscheint dann auch die interne Nummer mit welcher der Gast zu verbinden ist. Missverständnisse werden so vermieden.

Mehrere weitere Vorteile
Wir können auch direkt Statistiken erstellen über die Auslastungen unseres Restaurants. Wir können in jedes beliebige vergangene Datum nachschauen gehen um zu schauen was los war (Feiertage usw.).

Man kann sich auch das Total der Gäste für eine Woche oder Monat im Voraus für Mittag und Abend ausdrucken. Anhand des Reservationsstands kann ich eine optimalere Mitarbeitereinteilung machen und die Dienstpläne schreiben.

Man kann anhand einer Suchfunktion vergangene oder zukünftige Reservationen suchen, für allfällige Fragen. Dazu braucht man nur den Gästenamen oder die Firma.

Bei Gästereklamationen ist es möglich besagten Tag abzurufen und im Tischplan nachzuschauen wo der Gast sass. Man weiss dann, wer ihn bedient hat und dies hilft dann zur Abklärung des Problems.

Wie schon oben einmal erwähnt, ist bei uns die Kapazität des Restaurants abhängig von den Tischgrössen. Haben wir viele grosse Tische reserviert, haben wir Platz bis zu 130 Pax, bei vielen kleinen Tischen ist bei 100 Schluss. Wir wussten früher nie genau wie viel können wir jetzt noch annehmen. Dies ist auch jetzt kein Problem mehr denn die Tische können zu jeder Zeit zugeteilt werden und man behält den Überblick.

Flexibilität
Ein grosser Vorteil für uns ist die Tatsache, dass Livebookings Backoffice nach Kundenwünschen auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst werden und dies auch sehr unkompliziert passiert. Auch sonst war der Support durch Livebookings immer jederzeit vorhanden.

zu guter letzt
Für uns war die Einführung von Livebookings Backoffice ein grosser Erfolg. Nachteile sind mir keine bekannt. Die Erleichterung und Hilfe im Tagesablauf sind enorm. Wir sind mit dem Produkt sehr zufrieden.